- 국가와 민주주의
- 국방과 보훈
- 8. 공공기록물의 보존기간과 정보공개청구권: 재직 자료가 남아 있는지를 확인하는 절차와 시점
이 주제의 전문가를
소개합니다.
8.공공기록물의 보존기간과 정보공개청구권: 재직 자료가 남아 있는지를 확인하는 절차와 시점
공공기록물의 보존기간과 정보공개청구권: 재직 자료가 남아 있는지를 확인하는 절차와 시점
<핵심 요약>
공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 제1항은 공공기관이 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물의 보존기간을 분류하여 관리하도록 한다. 보존기간이 지나면 자료가 남아 있으리라고 기대하기 어렵다. 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제5조 제1항은 모든 국민에게 정보의 공개를 청구할 권리를 주므로, 남아 있을 때 청구해 두는 일이 준비가 된다.
자세한 기본 법리는 아래 위키를 참고하십시오.
1. 오래된 자료를 찾을 때 생기는 일
공무원 경력이 20년, 30년, 40년에 이르면 그동안의 부상과 그에 관한 절차도 여러 해에 걸쳐 흩어져 있다. 국가유공자 등록 신청을 할 무렵에 그 자료를 찾으면 이미 없는 경우가 적지 않다.
기록에는 보존기간이 붙어 있고, 그 기간이 지나면 폐기될 수 있다. 의료법 시행규칙 제15조 제1항은 진료기록부를 10년, 방사선 사진과 그 소견서를 5년 보존하도록 정한다. 그래서 자료를 확보할 시점은 필요해진 때가 아니라 아직 남아 있는 때다.
2. 보존과 공개를 정한 조문
- 가. 공공기관은 기록물의 보존기간을 분류하여 관리한다
공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 제1항은 공공기관이 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물의 보존기간, 공개 여부, 비밀 여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 한다고 정한다. 같은 조 제2항은 대통령령으로 정하는 기간 이내에 기록물을 관할 기록관 또는 특수기록관으로 이관하도록 하고, 제3항은 보존기간이 30년 이상으로 분류된 기록물을 관할 영구기록물관리기관으로 이관하도록 한다.
- 나. Q: 자료가 어디에 있는지는 어떻게 확인하는가?
정보공개를 청구하면 된다. 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제5조 제1항은 모든 국민이 정보의 공개를 청구할 권리를 가진다고 정한다. 같은 법 제10조 제1항은 정보의 공개를 청구하는 사람이 청구서를 제출하거나 말로써 청구하도록 한다. 그러면서 청구인의 성명·생년월일·주소 및 연락처와, 공개를 청구하는 정보의 내용 및 공개방법을 적도록 하고, 본인 확인 등이 필요한 정보를 청구하는 경우에는 주민등록번호를 적도록 한다.
- 다. 요건 심사는 소속기관을 거쳐 들어온 자료로 이루어진다
국가유공자법 제6조 제3항은 상이 국가유공자 등이 되기 위한 등록신청에 대하여 소속하였던 기관의 장에게 요건 관련 사실의 확인을 요청하도록 하고, 그 기관의 장이 관련 사실을 조사한 후 결과를 통보하도록 한다. 조문은 그 조사의 대상을 한정하지 않지만, 그 기관이 보유한 자료가 중요한 조사자료가 되므로 자료가 남아 있는지가 심사의 앞자리에 놓인다.
3. 무엇을 언제 확보할 것인가
- 가. 보존기간은 기관이 가지고 있어야 하는 기간이다
보존기간은 공공기관이 기록물을 관리하여야 하는 기간이지, 그 뒤에도 남아 있음을 보장하는 규정이 아니다. 기간이 지난 기록은 폐기될 수 있고, 종이로만 남아 있던 오래된 기록은 이관과 보관의 과정에서 사라졌을 수도 있다. 그러니 지금 남아 있는지를 먼저 확인하는 일이 실제로 필요한 절차다.
- 나. Q: 청구는 어느 기관에 하는가?
그 기록을 보유한 기관이다. 공무상 요양승인에 관한 자료는 그 절차를 담당한 기관에, 근무와 부상에 관한 자료는 근무하였던 기관에 남는다. 어느 자료가 어느 기관에 있는지를 나누어 보아야 청구의 대상이 정해진다.
- 다. 확보한 자료는 원본과 사본으로 나누어 둔다
발급받은 자료는 종이로 보관하는 것만으로는 안전하지 않다. 이관이나 이사, 분실의 위험이 있으므로 스캔한 파일을 별도의 저장장치에 함께 두는 편이 낫다. 뒷날 필요해질 때 다시 발급받을 수 있으리라고 기대하기 어렵기 때문이다.
※ 함께 보면 좋은 법률위키
본 주제와 관련된 다른 법적 쟁점에 대한 체계적인 해설은 아래 법률위키에서 확인할 수 있습니다.
※ 관련 법률 인사이트
해당 주제에 대한 변호사의 전문적인 분석과 실무적인 조언은 아래 법률 인사이트에서 더 깊이 있게 확인할 수 있습니다.
4. 관련 법규
공공기관의 정보공개에 관한 법률 제5조 (정보공개 청구권자)
① 모든 국민은 정보의 공개를 청구할 권리를 가진다.
② 외국인의 정보공개 청구에 관하여는 대통령령으로 정한다. [전문개정 2013. 8. 6.]
공공기관의 정보공개에 관한 법률 제10조 (정보공개의 청구방법)
① 정보의 공개를 청구하는 자(이하 “청구인”이라 한다)는 해당 정보를 보유하거나 관리하고 있는 공공기관에 다음 각 호의 사항을 적은 정보공개 청구서를 제출하거나 말로써 정보의 공개를 청구할 수 있다. <개정 2020. 12. 22 .> 1. 청구인의 성명ㆍ생년월일ㆍ주소 및 연락처(전화번호ㆍ전자우편주소 등을 말한다. 이하 이 조에서 같다). 다만, 청구인이 법인 또는 단체인 경우에는 그 명칭, 대표자의 성명, 사업자등록번호 또는 이에 준하는 번호, 주된 사무소의 소재지 및 연락처를 말한다. 2. 청구인의 주민등록번호(본인임을 확인하고 공개 여부를 결정할 필요가 있는 정보를 청구하는 경우로 한정한다) 3. 공개를 청구하는 정보의 내용 및 공개방법
② 제1항에 따라 청구인이 말로써 정보의 공개를 청구할 때에는 담당 공무원 또는 담당 임직원(이하 “담당공무원등”이라 한다)의 앞에서 진술하여야 하고, 담당공무원등은 정보공개 청구조서를 작성하여 이에 청구인과 함께 기명날인하거나 서명하여야 한다. <개정 2016. 5. 29 .>
③ 제1항과 제2항에서 규정한 사항 외에 정보공개의 청구방법 등에 관하여 필요한 사항은 국회규칙ㆍ대법원규칙ㆍ헌법재판소규칙ㆍ중앙선거관리위원회규칙 및 대통령령으로 정한다. [전문개정 2013. 8. 6.]
공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리 등)
제19조(기록물의 관리 등)
① 공공기관은 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물의 보존기간, 공개 여부, 비밀 여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 한다.
② 공공기관은 대통령령으로 정하는 기간 이내에 기록물을 관할 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 관할 기록관 또는 특수기록관이 설치되지 아니한 공공기관의 경우에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 공공기관의 장이 지정하는 부서로 기록물을 이관하여야 한다. <개정 2017.3.21>
③ 기록관이나 특수기록관은 보존기간이 30년 이상으로 분류된 기록물을 대통령령으로 정하는 기간 이내에 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. <개정 2017.3.21>
④ 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 기록정보 자료(이하 "전자기록물"이라 한다)로서 대통령령으로 정하는 기록물의 경우에는 해당 기록물의 관리권한만을 관할 기록관, 특수기록관 또는 영구기록물관리기관으로 이전하는 방법으로 기록물을 이관할 수 있다. <신설 2022.1.11>
⑤ 특수기록관은 제3항에도 불구하고 소관 비공개 기록물의 이관시기를 생산연도 종료 후 30년까지 연장할 수 있으며, 30년이 지난 후에도 업무수행에 사용할 필요가 있는 경우에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 중앙기록물관리기관의 장에게 이관시기 연장을 요청할 수 있다. <개정 2022.1.11>
⑥ 국가정보원장은 제5항에도 불구하고 소관 비공개 기록물의 이관시기를 생산연도 종료 후 50년까지 연장할 수 있으며, 공개될 경우 국가안전보장에 중대한 지장을 줄 것이 예상되는 정보 업무 관련 기록물의 이관시기는 대통령령으로 정하는 바에 따라 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 따로 정할 수 있다. <개정 2022.1.11>
⑦ 공공기관은 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 매년 기록물의 생산현황을 관할 기록물관리기관에 통보하여야 한다. 이 경우 중앙행정기관의 소속 기관에 기록관 또는 특수기록관을 설치하였을 때에는 중앙행정기관의 기록관 또는 특수기록관이 그 생산현황을 취합하여 중앙기록물관리기관에 통보하여야 한다. <개정 2017.3.21, 2022.1.11>
⑧ 중앙기록물관리기관의 장은 공공기관 기록물의 관리 상태를 정기적으로 또는 수시로 점검하여야 하며, 필요한 경우 시정 조치를 요구할 수 있다. 다만, 국가정보원의 소관 기록물에 대하여는 국가정보원장과 협의하여 그 방법 및 절차 등을 따로 정할 수 있다. <개정 2019.12.3, 2022.1.11>
⑨ 제8항 본문에 따른 시정 조치의 요구를 받은 공공기관의 장은 특별한 사유가 없으면 이에 따라야 하며, 그 처리 결과를 중앙기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <신설 2019.12.3, 2022.1.11>
국가유공자 등 예우 및 지원에 관한 법률 제6조 (등록 및 결정)
① 국가유공자, 그 유족 또는 가족이 되려는 사람(이하 이 조에서 “신청 대상자”라 한다)은 대통령령으로 정하는 바에 따라 국가보훈부장관에게 등록을 신청하여야 한다. 다만, 신청 대상자가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 국가보훈부 소속 공무원이 신청 대상자의 동의를 받아 등록을 신청할 수 있고, 그 동의를 받은 경우에는 신청 대상자가 등록을 신청한 것으로 본다. <개정 2011. 9. 15., 2013. 5. 22., 2023. 3. 4 .> 1. 「국가보훈 기본법」 제23조제1항제3호의2에 따라 발굴된 희생ㆍ공헌자의 경우 2. 전투 또는 이에 준하는 직무수행 중 상이를 입거나 사망한 경우 3. 그 밖에 대통령령으로 정하는 사유로 직접 등록을 신청할 수 없는 경우
② 「보훈보상대상자 지원에 관한 법률」 제4조제1항에 따라 등록을 신청하는 사람에 대하여는 그 등록신청을 한 날에 제1항에 따른 등록을 신청한 것으로 본다. <신설 2011. 9. 15 .>
③ 국가보훈부장관은 제1항에 따른 등록신청을 받으면 대통령령으로 정하는 바에 따라 제4조 또는 제5조에 따른 요건을 확인한 후 국가유공자, 그 유족 또는 가족에 해당하는지를 결정한다. 이 경우 제4조제1항제3호부터 제6호까지, 제8호, 제14호 및 제15호의 국가유공자(이하 “전몰군경등”이라 한다)가 되기 위하여 등록을 신청하는 경우에는 그 소속하였던 기관의 장에게 그 요건과 관련된 사실의 확인을 요청하여야 하며, 그 소속하였던 기관의 장은 관련 사실을 조사한 후 대통령령으로 정하는 바에 따라 그 요건과 관련된 사실을 확인하여 국가보훈부장관에게 통보하여야 한다. <개정 2009. 2. 6., 2011. 9. 15., 2023. 3. 4 .>
④ 국가보훈부장관은 제3항 전단에 따라 국가유공자, 그 유족 또는 가족에 해당하는 사람으로 결정할 때에는 제74조의5에 따른 보훈심사위원회(이하 “보훈심사위원회”라 한다)의 심의ㆍ의결을 거쳐야 한다. 다만, 국가유공자, 그 유족 또는 가족의 요건이 객관적인 사실에 의하여 확인된 경우로서 대통령령으로 정하는 경우에는 보훈심사위원회의 심의ㆍ의결을 거치지 아니할 수 있다. <개정 2011. 9. 15., 2023. 3. 4 .>
⑤ 국가보훈부장관은 제4조제1항 각 호(제1호, 제2호 및 제10호는 제외한다)의 어느 하나에 해당하는 적용 대상 국가유공자임에도 불구하고 신청 대상자가 없어 등록신청을 할 수 없는 사람에 대해서는 보훈심사위원회의 심의ㆍ의결을 거쳐 국가유공자로 기록하고 예우 및 관리를 할 수 있다. <신설 2016. 5. 29., 2023. 3. 4 .>
⑥ 제1항부터 제4항까지의 규정은 다른 법률에서 이 법의 예우 등을 받도록 규정된 사람에 대하여도 적용한다. <개정 2011. 9. 15., 2016. 5. 29 .> [전문개정 2008. 3. 28.]
① 의료인이나 의료기관 개설자는 법 제22조제2항에 따른 진료기록부등을 다음 각 호에 정하는 기간 동안 보존하여야 한다. 다만, 계속적인 진료를 위하여 필요한 경우에는 1회에 한정하여 다음 각 호에 정하는 기간의 범위에서 그 기간을 연장하여 보존할 수 있다. <개정 2015. 5. 29., 2016. 10. 6., 2016. 12. 29 .> 1. 환자 명부 : 5년 2. 진료기록부 : 10년 3. 처방전 : 2년 4. 수술기록 : 10년 5. 검사내용 및 검사소견기록 : 5년 6. 방사선 사진(영상물을 포함한다) 및 그 소견서 : 5년 7. 간호기록부 : 5년 8. 조산기록부: 5년 9. 진단서 등의 부본(진단서ㆍ사망진단서 및 시체검안서 등을 따로 구분하여 보존할 것) : 3년
② 제1항의 진료에 관한 기록은 마이크로필름이나 광디스크 등(이하 이 조에서 “필름”이라 한다)에 원본대로 수록하여 보존할 수 있다.
③ 제2항에 따른 방법으로 진료에 관한 기록을 보존하는 경우에는 필름촬영책임자가 필름의 표지에 촬영 일시와 본인의 성명을 적고, 서명 또는 날인하여야 한다. [제목개정 2016. 10. 6.] |
