이효숙 변호사

1. 의뢰인의 질문: 퇴직을 앞두고 자료를 찾기 시작하는 국면

퇴직을 앞두시고 국가유공자 등록을 준비하시면서 그동안의 자료를 찾기 시작하십니다. 그런데 20년 전, 30년 전의 자료를 찾으면 이미 없는 경우가 많습니다.

기관에 남아 있으리라고 여기셨던 자료가 실제로는 없는 일이 자주 있습니다. 기록에는 보존기간이 정해져 있기 때문입니다.

2. 문제의 핵심: 보존기간이 지나면 남아 있지 않을 수 있습니다

공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 제1항은 공공기관이 기록물의 보존기간을 분류하여 관리하도록 정하고 있습니다. 보존기간은 기관이 가지고 있어야 하는 기간이지, 그 뒤에도 남아 있음을 보장하는 것이 아닙니다.

특히 전자정부 이전에 만들어진 기록은 종이로만 남아 있었을 가능성이 있습니다. 의료법 시행규칙 제15조 제1항은 진료기록부를 10년, 방사선 사진과 그 소견서를 5년 보존하도록 정하고 있고, 그 기간이 지나면 이관과 보관의 과정에서 사라졌을 수 있습니다.

3. 보훈 법률사무소 이효숙 대표변호사의 답변 (확인·청구·보관의 세 갈래)

• 가. 먼저 남아 있는지를 확인하십시오
  
  공공기관의 정보공개에 관한 법률 제5조 제1항은 모든 국민에게 정보의 공개를 청구할 권리를 주고 있습니다. 근무하셨던 기관과 공무상 요양승인 절차를 담당한 기관에 각각 청구하시면 무엇이 남아 있는지를 확인하실 수 있습니다. 없다는 답을 받으시는 것도 확인입니다.

• 나. Q: 청구는 어떻게 합니까?
  
  같은 법 제10조 제1항이 방법을 정하고 있습니다. 청구서를 제출하시거나 말로써 청구하실 수 있고, 성명·생년월일·주소 및 연락처와 공개를 청구하는 정보의 내용 및 공개방법을 적으시게 됩니다. 어느 자료를 구하는지를 구체적으로 적으실수록 답이 분명해집니다.

• 다. 받으신 자료는 사본을 함께 두십시오
  
  발급받으신 자료를 종이로만 보관하시면 분실의 위험이 있습니다. 스캔하여 별도의 저장장치에 함께 보관해 두시는 편이 낫습니다. 소송을 하셨다면 소송기록이 남아 있는 동안 발급받아 두시고, 그것이 어려우면 판결문이라도 확보해 두시는 편이 낫습니다.
   

4. 결론 및 솔루션: 아직 남아 있을 때가 확보의 시점입니다

기록에는 보존기간이 붙어 있고, 그 기간이 지나면 폐기될 수 있습니다. 필요해진 때에 찾으면 이미 없는 경우가 많습니다.

그러니 지금 정보공개를 청구하셔서 무엇이 남아 있는지부터 확인해 두시는 편이 낫습니다. 보훈 법률사무소 이효숙 대표변호사는 어느 기관에 무엇을 청구할지 정리하는 상담을 받고 있습니다.

※ 이 주제에서 다루는 법리에 대한 더 자세한 법률지식은 네플라 법률위키 공공기록물의 보존기간과 정보공개청구권: 재직 자료가 남아 있는지를 확인하는 절차와 시점 페이지를 참고하십시오.