5.2.

상업장부에 관한 상인의 의무

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1. 작성

모든 상인은 상업장부를 작성할 의무를 부담한다(상법 제29조 제1항). 다만 소상인은 제외된다(상법 제9조). 소상인이 기업회계에 관한 장부를 작성하더라도 이 장부는 상법상 의무에 기해 작성한 된 것이 아니므로 상법상의 상업장부는 아니다. 상업장부의 작성은 상법에 규정한 것을 제외하고는 일반적으로 공정·타당한 회계관행에 의한다(상법 제29조 제2항).

2. 보존

모든 상인은 10년간 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 보존하여야 한다(제33조 제1항 본문). 일반채권 소멸시효기간인 10년 동안 분쟁 발생시 이를 증거로 사용하기 위함이다. 영업에 관한 중요서류란 계약서, 주문서, 영수증 등과 같이 영업활동에 관한 증거로서의 가치가 있는 서류를 말한다. 다만 전표 또는 이와 유사한 서류는 보존기간을 5년으로 단축하였다(상법 제33조 제1항 단서). 전표는 현금이나 물품의 개별적인 출납을 증명하는 것으로 상업장부나 계약서 등에 비해 중요성이 떨어지기 때문이다. 상업장부의 보존기간은 「그 장부를 폐쇄한 날」 즉 결산마감일부터 기산한다(상법 제33조 제2항). 그리고 영업을 폐지하여도 위 기간 동안 상업장부의 보존의무는 지속된다.

장부 보존에 관하여 회사인 상인의 경우 특칙이 있다. 회사도 회사 존속 중의 상업장부 보존에 관하여는 상법 제33조에 따른다. 다만 회사에 대해서는 청산종결의 등기 후 10년 또는 5년간 회사의 장부 등을 보존해야 한다는 특칙이 있다(상법 제266조, 제269조, 제287조의45, 제541조, 제613조).

상업장부와 영업에 관한 중요서류는 마이크로필름 기타의 전산정보처리조직에 의하여도 보존할 수 있다(상법 제33조 제3항). 이 경우 그 보존방법 기타 필요한 사항은 대통령령으로 정한다(상법 제33조 제4항).

3. 제출

법원은 신청에 의하거나 직권으로 소송당사자에게 상업장부 또는 그 일부분의 제출을 명할 수 있다(상법 제32조). 당사자의 신청이 없더라도 법원이 직권으로 제출을 명할 수 있다는 데 의미가 있다.

4. 제재

상법은 상업장부 작성·보존에 관한 의무위반을 이유로 상인에게 사법상의 불이익을 주거나 벌칙을 부과하는 일반적인 제재규정은 두고 있지 않다. 이런 면에서 상업장부에 관한 상법규정은 불완전법규이다. 다만 회사가 상업장부의 작성을 게을리하거나 부실의 기재를 한 경우에는 이사의 손해배상책임이 발생할 수 있고(상법 제399조, 제401조, 제567조), 관련되는 업무집행사원·이사·감사·검사인·청산인·지배인 등에 대해 벌칙이 적용될 수 있다(상법 제635조 제1항 9호).