59.5.1.

주주총회 결의의 방법

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(1) 출석주주의 결의 방법

주주총회의 결의 방법에 관하여 상법에는 아무런 규정이 없다. 따라서 정관에 이에 관한 규정이 있으면 그에 의하고, 정관에 규정이 없으면 거수ㆍ기립ㆍ기명 또는 무기명투표 등 어떠한 방법으로 하든 상관 없다.

(2) 서면투표와 전자투표

1) 의의

상법은 주주의 의결권 행사에 편의를 도모하고, 다량의 사표를 방지하여 총회의 성립을 용이하게 하기 위하여 「서면에 의한 의결권의 행사(서면투표)」와 「전자적 방법에 의한 의결권의 행사(전자투표)」를 인정하고 있다.

「서면투표」란 주주가 총회에 출석하지 아니하고 찬반을 기재한 서면을 회사에 제출하여 의결권을 행사하는 것을 말한다(제368조의3 제1항). 그리고 「전자투표」란 주주가 총회에 출석하지 아니하고 인터넷으로 의결권을 행사하는 것을 말한다(제368조의3 제1항). 서면투표와 전자투표는 사용하는 미디어에 차이가 있을 뿐 법적으로 같은 투표방법이다.

2) 총회 소집의 요부

서면투표와 전자투표는 주주가 의결권을 행사하는 방법에 대한 특칙일 뿐이다. 따라서 회사는 서면투표와 전자투표를 채택하여도 주주총회 자체는 개최해야 한다. 이 점은 물리적인 회의를 개최함이 없이 주주총회의 결의 자체를 서면으로 대신하는 「서면결의」와 구별된다. 서면결의는 자본금 총액이 10억 원 미만의 소규모 주식회사와 유한회사에서 인정된다(제363조 제4항, 제577조).

3) 요건

서면투표는 정관에 규정을 둔 경우에 한해 실시할 수 있다(제368조의3 제1항). 반면 전자투표는 정관의 규정이 필요 없이 이사회 결의만으로 채택할 수 있다^[1].

4) 절차

① 서면투표

A. 주주에 대한 자료 송부 회사는 총회소집통지서에 주주가 서면투표에 의한 「의결권을 행사하는데 필요한 서면」(예: 투표용지)과 「참고자료」(예: 이사선임에 관한 주주총회인 경우 모든 후보자의 인적 사항이 기재된 서류)를 첨부해야 한다(제368조의3 제2항).

B. 의결권 행사 서면의 제출 서면으로 의결권을 행사할 주주는 회사가 보낸 의결권을 행사할 서면에 찬반의 의사를 표기하여 이를 회사에 제출해야 한다. 그러면 서면은 언제까지 도달해야 하는가? 명문의 규정은 없으나, 전자투표의 마감이 주주총회의 전날로 정해져 있는 것(상법시행령 제13조 제2항 2호)과의 균형상 서면투표도 총회일의 전일까지 도달해야 한다고 해석한다.

② 전자투표

A. 시행방법 회사는 전자투표를 채택할 경우 주주총회의 소집통지에 전자투표의 방법으로 의결권을 행사할 수 있음을 기재해야 하고(제368조의4 제2항), 주주에게 의결권 행사에 필요한 양식과 참고자료를 전자적 방법으로 제공하여야 한다(제368조의4 제3항 후단). 즉 주주총회 소집 통지에 전자투표를 할 인터넷 주소, 전자투표를 할 기간(단 전자투표 종료일은 주주총회 전날까지로 해야 한다) 등을 포함해야 한다(상법시행령 제13조 제2항).

B. 투표방법 전자투표를 하고자 하는 주주는 전자서명법에서 정하는 공인전자서명을 통하여 주주확인을 받아(상법시행령 제13조 제1항), 회사가 통지한 인터넷주소로, 회사가 정한 방법에 따라 전자투표를 해야 한다. 전자투표는 주주총회 전날까지는 완료해야 한다(상법시행령 제13조 제2항). 전자투표를 한 주주는 그 의결권 행사를 철회하거나 변경하지 못한다(상법시행령 제13조 제3항)^[2].

5) 투표의 효과

서면투표와 전자투표를 한 주주는 직접 총회에 출석하여 의결권을 행사한 것으로 본다. 따라서 상법 제371조 정족수 계산에서 발행주식총수나 출석한 주주의 의결권의 수에 산입된다.

6) 서면투표ㆍ전자투표 동시 채택 시 주주의 선택 의무

회사가 서면투표와 전자투표를 동시에 채택하는 경우 주주는 동일한 주식에 관하여는 서면투표와 전자투표 중 하나만을 선택하여야 한다(제368조의4 제4항). 주주가 동일한 주식을 가지고 서면과 인터넷을 통해 이중으로 투표하는 것을 막기 위함이다.

7) 투표관리자의 비밀유지의무

전자투표관리자는 투표결과에 대해 비밀유지의무를 진다(상법시행령 제13조 제5항). 명문의 규정은 없으나 서면투표도 마찬가지로 해석된다. 서면투표ㆍ전자투표는 총회를 열기 전에 투표결과가 확정되는데, 이해관계자가 투표결과에 관한 정보를 얻게 되면 그에 기초하여 전략적으로 행동하여 주주총회 결의의 공정성을 해할 수 있기 때문에 인정한 의무이다.

8) 전자투표의 경우 기록의 보존

회사는 의결권 행사에 관한 전자적 기록을 총회가 끝난 날부터 3개월간 본점에 비치하여 열람하게 하고 총회가 끝난 날부터 5년간 보존하여야 한다(제368조의4 제5항).

(3) 소규모회사의 서면결의

1) 의의

서면결의란 주주들이 대면하여 하는 회의를 생략하고, 표결 전부를 서면으로 하는 결의 방식이다. 예컨대, 주주 각자에게 찬반을 서면으로 알려주도록 하여 그 결과를 집계해 결론을 얻는 것이다. 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다(제363조 제4항). 즉 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다(제363조 제5항). 상법은 소규모회사의 경우 주주총회의 운영비용을 절감시켜 주고자 서면결의를 허용하였다.

2) 서면동의의 서면결의 간주

소규모회사의 주주 전원이 결의의 목적 사항에 대하여 서면으로 동의한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다(제363조 제4항). 서면동의란 개별주주로부터 찬성의 뜻을 얻어낸다는 뜻으로 순차로 동의를 얻어내는 것도 포함한다.

3) 주주총회에 관한 규정의 준용

서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다(제363조 제6항). 소집통지와 같이 현실적인 회의를 전제로 한 규정은 준용될 여지가 없고, 결의 요건(제368조 제1항 등), 의결권의 대리행사(제368조 제3항), 의결권의 불통일행사(제368조의2), 1주1의결권(제368조 제1항) 등 회의를 전제로 하지 않는 규정만 준용된다.