48.4.

주주명부의 폐쇄와 기준일

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(1) 서설

주식이 유통됨에 따라 주주명부상의 주주는 수시로 변동된다. 따라서 이익배당이나 주주총회에서의 의결권 행사와 같이 주주권을 행사할 일이 생겼을 때 어느 시점에서의 주주가 이와 같은 주주권을 행사할 것인지를 정해야 할 필요가 있다. 그래서 고안된 제도가 주주명부의 폐쇄와 기준일이다.

(2) 주주명부의 폐쇄

1) 의의

주주명부의 폐쇄란 회사가 의결권을 행사하거나 배당을 받을 자 기타 주주 또는 질권자로서의 권리를 행사할 자를 정하기 위하여 일정 기간 주주명부의 기재를 정지하는 것을 말한다(제354조 제1항).

2) 폐쇄기간 및 공고

① 주주명부의 폐쇄기간은 3월을 초과하지 못한다(제354조 제2항). 지나치게 오랫동안 주주명부를 폐쇄하는 것은 사실상 주식의 양도를 제약하기 때문이다. 이 기간은 정관으로도 연장할 수 없다. ② 회사가 폐쇄기간을 정한 때에는 폐쇄기간 2주 전에 이를 공고하여야 한다(제354조 제4항). 주식을 취득하였으나 아직 명의개서를 하지 않은 자에게 명의개서의 기회를 주기 위함이다. 다만 정관으로 폐쇄기간을 지정한 때에는 공고할 필요가 없다(제354조 제4항 단서).

3) 효과

① 명의개서의 금지

ⓐ 주주명부를 폐쇄하면 폐쇄기간 동안 주주 또는 질권자의 권리를 변동시키는 일체의 기재가 금지되므로 폐쇄 당시 주주명부에 등재된 자가 특정의 주주권을 행사할 자로 확정된다. 예를 들어보자. 회사가 2014. 3. 15. 주주총회를 하면서 의결권을 행사할 자를 정하기 위해 2014. 1. 1.부터 2014. 3. 15.까지 주주명부를 폐쇄하였다. 그런데 주주명부상의 주주 甲이 2014. 1. 18. 乙에게 주식을 양도하였다. 이 경우 주주명부가 폐쇄되었으므로 명의개서를 할 수 없고, 따라서 실제주주는 乙이라도 주주명부상의 주주 甲이 의결권을 행사할 주주로 확정된다. ⓑ 그러나 주소의 변경, 법인 대표자의 변경 등과 같이 권리변동과 무관한 기재사항의 변경이나 정정은 가능하다.

② 회사가 임의로 한 명의개서의 효력

폐쇄기간 중 일부 주주 또는 질권자의 청구를 받아들여 회사가 임의로 명의개서 기타의 기재를 한 경우 그 효력은 어떠한가? 확정적으로 무효로 된다는 무효설도 있으나, 통설은 명의개서 자체는 유효하나 그 효력은 폐쇄기간 경과 후에 발생한다고 한다(유효설). 다시 명의개서의 청구를 해야 하는 번거로움을 피할 수 있고 다른 주주의 이익을 해하는 점도 없다는 점을 논거로 한다.

(3) 기준일

회사는 의결권을 행사하거나 배당을 받을 자 기타 주주 또는 질권자로서의 권리를 행사할 자를 정함에 있어 일정한 날을 정하여 그 날에 주주명부에 기재된 자를 그 권리를 행사할 자로 정할 수 있다(제354조 제1항). 이 일정한 날을 기준일이라 한다. 예컨대, “2014 사업연도의 배당금은 2014. 12. 31. 17:00 현재의 주주에게 지급한다”는 것과 같다.

기준일의 경우에는 주주명부의 기재가 정지되지 않는다. 따라서 기준일 설정의 목적이 되는 권리 이외의 주주권은 명의개서를 경료한 양수인이 행사하게 된다.

기준일은 주주 또는 질권자로서의 권리를 행사할 날에 앞선 3월 내의 날로 정하여야 하고 2주간 전에 공고하여야 한다(제354조 제3항, 제4항 본문). 공고에는 반드시 그 목적을 정해야 하고, 그 목적 이외에는 기준일이 적용되지 않는다. 정관에 기준일을 정한 때에는 공고할 필요가 없다(제354조 제4항 단서).

(4) 주주명부 폐쇄와 기준일을 병용

실무에서는 주주명부의 폐쇄와 기준일을 함께 사용하는 경우가 많다. 예를 들어 상장회사의 이익배당은 보통 결산기말 주주명부에 기재된 주주에게 이루어지는데, 이를 위해서 결산기말을 이익배당의 기준일로 정함과 동시에 그 다음 날부터 이익배당이 결정되는 정기주주총회일까지 주주명부를 폐쇄하는 방법을 이용한다. 이렇게 되면 주주총회에서 의결권을 행사하는 자와 이익배당을 받는 자가 모두 결산기말의 주주로 일치되는 효과가 있다.